○東北町文書事務取扱規程
平成17年3月31日
訓令第10号
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 到着文書の取扱い(第10条―第16条)
第3章 文書の処理(第17条―第23条)
第4章 文書の施行(第24条―第32条)
第5章 完結文書の保存(第33条―第48条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 東北町役場(以下「役場」という。)における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。
(定義)
第2条 この訓令において「文書」とは、役場において収受、処理、施行又は保存するすべての文書(簿冊等)をいう。
2 この訓令において「課」とは、東北町課設置条例(平成17年東北町条例第7号)で規定する課をいう。
(文書の種類)
第3条 文書の種類は、その性質により次のとおり区分する。
(1) 一般文書 往復文書及び部内文書で法規文書、令達文書及び公示文書以外のもの
(2) 法規文書 条例、規則
(3) 令達文書 次のとおり区分する。
ア 訓令 所属機関又は所属職員に命令して、その職務を指揮するため制定するもの
イ 内訓 訓令中秘密事項を内示するもの
ウ 指令 個人又は団体からの申請又は願出に対して、許可又は認可等の行政処分を行うために発するもの
エ 達 特定の個人又は団体に対して特定の事項について作為若しくは不作為を命じ、又は行政処分を取り消すために発するもの
(4) 公示文書 告示、公告
(文書事務取扱の原則)
第4条 文書事務の取扱いは、正確、迅速、ていねい、かつその処理、施行内容を明らかにするように努めなければならない。
(課長の責務)
第5条 課の長(以下「課長」という。)は、常に事務能率の向上に留意するとともに、課における文書事務が、文書事務取扱の原則に従って行われるように努めなければならない。
(文書取扱いの責任区分)
第6条 文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次に掲げるとおりとする。
(1) 受領(収受)、配付、発送、保存及び廃棄=総務課
(2) 起案、合議、決裁、浄書、照合、発送手続、整理保管及び引継ぎ=主管課
(総務課長の職務)
第7条 総務課長は、前条第1号に規定する文書事務が適正、かつ円滑に行われるように指導調整するものとする。
(文書の閲覧)
第8条 文書は、すべて公務のほかは、職員以外の者に閲覧させ、又はその写しを与えてはならない。ただし、主管課長の許可を得たときは、この限りでない。
(文書の庁外持出し)
第9条 文書は、公務のほか庁外に持出してはならない。ただし、主管課長の許可を得たときは、この限りでない。
第2章 到着文書の取扱い
(文書の受領)
第10条 役場に到着した文書は、特別なものを除き、すべて総務課において受領するものとする。
2 課に直接到着した文書を除き、宿直者等が受領した文書は、速やかに総務課へ回送するものとする。
3 到着した文書で収受すべきでないものについては、総務課において返送、その他必要な処理をとらなければならない。
2 受付日時が権利の得喪又は変更に係る文書と認められるものは、収受日付印のほか、収受時刻を明記し、かつ、取扱者名を記名しなければならない。
(特殊文書の取扱い)
第12条 親展文書、書留、電報及び秘密文書は開封せず、封筒に収受日付印を押印して、特殊文書収受処理簿(様式第2号)に所要事項を記載の上、直接名あて人に配付し、当該処理簿に受領者名を記名させて、その受渡しを明確にしておかなければならない。
3 第1項に規定する特殊文書以外の一般文書に現金、金券、有価証券等が添付されているときは、その旨を文書収受件名簿の余白に記載し、主管課長又は会計管理者に配付しなければならない。
(簡易な文書の取扱い)
第13条 総務課長がその必要がないと認める文書は、収受日付印を押印し、文書収受件名簿の記載を省略することができる。
(関連文書の取扱い)
第14条 2以上の課に関係のある文書は、総務課において最も関係の深いと認める課に配付する。
2 前項の規定により当該文書の配付を受けた課長は、速やかにその写しを関係課長に配付しなければならない。
(主管不明文書の取扱い)
第15条 主管の明らかでない文書は、総務課において、町長から当該文書の主管課の決定を受け、当該主管課に配付する。
(送料未納等の文書の取扱い)
第16条 送料の未納若しくは不足の文書で、官公庁又は学校の発送に係るもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、これを受領することができる。
第3章 文書の処理
(文書の処理方針)
第17条 各課において配付を受けた文書は、必要により課内に供覧した後、自ら処理するものを除くほか、当該事務の担当係員に処理方針を示して配付するものとする。
2 文書の起案は、別に定めるものを除き、横書きを原則とし、口語体を用い、簡潔かつ正確でなければならない。
(回議、決裁及び合議)
第19条 起案文書は、担任者から関係係員に回議し、当該事務担当主任、主査、主幹、総括主幹、課長補佐及び課長を経て、副町長、町長の決裁を受けなければならない。ただし、東北町事務決裁規程(平成17年東北町訓令第8号)に定める専決事項に該当する文書については、当該規程の定めるところによる。
2 会計事務に直接関連がある文書については、会計管理者の決裁を受けなければならない。
3 他の課に関係のある起案文書は、主管課長の決定を経た後、関係課長に合議しなければならない。この場合において合議を受けた関係課長は、直ちに同意、不同意の意志決定をするように努めなければならない。
(文書の審査)
第20条 次に掲げる事案に係る起案文書は、主管課長の決裁を経た後、他の課に関係のあるものは、更に当該関係課長の合議を経て、総務課の審査を受けなければならない。
(1) 条例案、規則案、告示案及び訓令案
(2) 町議会提出議案
(3) 法令及び町法規の解釈に関する事案
(4) 行政上及び民事上の訴訟に関する事案
(5) 法律関係の重要又は異例に属するもの
(6) 往復文案で重要又は異例に属するもの
(秘密文書の表示)
第21条 秘密文書は、秘密保全の必要度に応じて、その区分を表す「極秘」及び「部外秘」の文字を朱書で表示し、適正な方法で処理しなければならない。
(決裁年月日の記載)
第22条 決裁を受けた文書は、決裁年月日を記載しておかなければならない。
(文書処理の促進)
第23条 主管課長は、随時主管に係る文書の処理状況を調査し、処理の促進を図らなければならない。
第4章 文書の施行
(発送文書の記号番号)
第24条 発送文書には、別表第1に定める記号及び番号を付さなければならない。ただし、契約書、表彰状等、書簡、その他記号及び番号を付することが適当でないものは、この限りでない。
3 文書番号は、各課ごとに会計年度間を通じて順次一連番号とする。ただし、同一事案に関する文書の番号は、同一の番号とする。
4 第1項の規定にかかわらず軽易な文書については、文書番号に代えて「号外」の文字を付すことができる。
(法規番号、令達番号及び告示番号)
第25条 法規文書、令達文書及び告示文書には、その種類ごとに番号を付さなければならない。
2 前項の番号は、条例、規則にあっては法規公布簿により、令達文書にあってはそれぞれ令達番号簿により、公示文書にあっては公示番号簿により付し、年間を通じてそれぞれ公布、令達の順に一連番号とする。
(浄書及び照合)
第26条 決裁済文書の浄書及び照合は、主管課において行う。ただし、タイプライター又はワープロ印刷等によることが適当と認めるものは、当該係へ依頼し浄書させることができる。
2 浄書を終わった文書は、決裁文書と照合の上、起案文書の所定欄に浄書及び照合者名を記名し、その経過を明確にしておかなければならない。
(公印の押印)
第27条 発送する文書(町長名で提出されるすべての文書)には、公印(職印)を押印し、重要な文書は、決裁文書又は控文書と契印しなければならない。ただし、簡易な文書類又は一般文書で、同一文書が多量であるため、公印保管者の承認を得て、公印の印影を印刷したものであるときは、この限りでない。
2 公印の使用については、東北町の公印に関する規程(平成17年東北町訓令第12号)の定めるところによる。
(1) 郵便で施行するもの
発送文書をあて先等を記載した封筒に入れ、封をすること。この場合において親展、速達、書留にするもの(以下「親展等」という。)にあっては、当該封筒にその旨記載(又は押印)すること。
(2) 小包で施行するもの
荷造りをし、当該包装紙にあて先等及び「小包」と記載するほか、親展等にするものにあっては、更に「親展、速達、書留」等を記載する。
(3) 電報で施行するもの
電報発信紙に電文、あて名等を記載すること。
2 前項の規定による総務課への回付は、急を要する場合を除くほかは、午後3時までに行わなければならない。
(1) 郵便及び小包で施行するもの
その日分を取りまとめ、各封筒又は小包に料金後納の印を押し、料金後納郵便物差出票を添えて郵便局に差し出すこと。この場合において、書留にするものは、更に書留郵便物受領証を添付すること。
(2) 電報で施行するもの
直ちに電報発信紙を郵便局へ差し出すこと。
(電話による施行)
第30条 主管課において決裁文書を電話で施行した場合は、施行後、その旨及び施行年月日等を決裁文書に明記しておかなければならない。
(執務時間外における文書の施行)
第31条 休日及び執務時間外において決裁文書を施行するときは、主管課において適正な方法で施行した後、郵便料等について必要がある場合は、速やかに総務課に連絡して整理しなければならない。
(文書の綴り)
第32条 文書は、原則として1件ごとに収受、起案から完結に至るまで一括して綴るものとする。
第5章 完結文書の保存
(保存事務)
第33条 完結文書の保存事務は、総務課長が管理統制する。
2 総務課長は、文書の管理がこの訓令にしたがって適正かつ円滑に行われるように指導するとともに、必要があると認めるときは、各課(局、及びこれに準ずるものを含む。以下同じ。)における文書の管理の実態を調査し、又は文書の管理に関し課長に対し報告を求め、若しくは改善のための指示を行うことができる。
(課長の責務)
第34条 課長は、それぞれの課における文書の管理を総括するとともに、その課における文書管理事務を円滑かつ適正に処理するよう留意し、所属職員の指導に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第35条 課長の文書管理事務を補佐するために、課に文書取扱主任を置く。
(文書取扱主任の職務)
第36条 文書取扱主任は、課における文書管理が整然と行われるよう配慮し、次に掲げる事務を処理する。
(1) 完結文書の整理保管に関すること。
(2) 文書の編さん、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(3) その他課の文書管理に関すること。
(文書の整理)
第37条 文書は、常に整理し、その所在を明らかにしておかなければならないものとし、重要なものは、非常災害時に支障がないようあらかじめ適切な処理を講じておかなければならない。
(簿冊の編さん)
第38条 完結文書は、次により簿冊に編さんしなければならない。
(1) 簿冊は、会計年度ごとに区分して作成すること。ただし、暦年ごと又は数年度にわたって使用することが適当な簿冊については、この限りでない。
(2) 同一の保存年限及び編さん種別に属するものは、その年限又は種別ごとに完結の順に一括して綴ること。
(3) 1事件で2以上の種類に関連のあるものは、最も関係の深い種類に編さんすること。
(4) 簿冊には、文書目次を貼付し、文書を編さんする際には、必要事項を記入すること。
(5) 簿冊の厚さは、おおむね6センチメートル以内とし、必要に応じて分冊し、又は数年分を合さんすることができる。ただし、分冊した場合には背表紙にその数及び順序を明らかにし、数年分を合さんした場合には、完結年次を記載した境界紙をその上部に入れ、年次区分を明らかにすること。
(6) 簿冊には、簿冊名、保存年限、年度、文書分類、主務課・係名等必要事項を記入しなければならない。
(7) 課長は、当該年度において発生使用する簿冊を、ファイルリストに登録しなければならない。
(文書の分類)
第39条 文書の分類は、別に定めるものとする。
(保存期間)
第40条 文書の種別及び保存期間は、別表第2のとおりとする。
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間、証拠として保存する必要がある文書の保存期間は、それぞれの法令に定める期間又は時効期間とする。
3 簿冊の保存期間は、綴り込んだ完結文書の保存期間による。この場合において、保存期間の異なる完結文書をひとつの簿冊に綴り込んだときは、その異なる保存期間のうち最も長い保存期間をもって当該簿冊の保存期間とする。
(保存期間の決定)
第41条 簿冊の保存期間は、課においてこれを決定するものとする。
2 保存期間は、会計年度によるものは、完結した日の属する翌年度から起算する。ただし、暦年によるものは、完結した日の属する翌年から起算する。
(簿冊の保管)
第42条 簿冊は、完結した年度又は年の終了後1年間、主務課において保管しなければならない。
(簿冊の引継ぎ)
第43条 前条に定める期間を経過した簿冊は、総務課長が指定する日までに、総務課に引き継がなければならない。ただし、主務課長が必要と認めるものについては、引き続き課において保管することができる。
2 総務課長は、毎年7月に引継対象ファイルリスト(様式第5号)を作成し、課長に対して保管期間を終了し引き継ぐべき簿冊を通知しなければならない。
(簿冊の保存)
第44条 簿冊は、その種別に基づいて、保管期間中適切に管理しなければならない。
2 総務課長に引き継いだ簿冊は、書庫で保存する。
(書庫の管理)
第45条 書庫は総務課長が管理する。
2 書庫は、常に清潔を保ち、そ害、虫害及び湿害並びに火気に注意しなければならない。
(保存文書の閲覧の手続)
第46条 書庫内の保存文書を閲覧又は借用しようとするものは、簿冊閲覧簿(様式第6号)に必要事項を記入し、総務課長の承認を得なければならない。
2 保存簿冊の貸出期間は、7日以内とする。ただし、総務課長が特に必要と認めたときは、これを延長することができる。
3 借用した簿冊内の文書は、抜取り、取替え、又は訂正をしてはならない。
(簿冊の廃棄)
第47条 保存年限を経過した簿冊及び保存の必要がないと認める簿冊は、廃棄しなければならない。
2 総務課長は、毎年7月に廃棄対象ファイルリスト(様式第7号)を作成し、課長に対し、保存年限を経過した簿冊を通知しなければならない。
3 課長は、通知された廃棄対象ファイルリストに基づいて、当該簿冊の廃棄の可否を判断しなければならない。
4 書庫に保存する簿冊のうち、保存年限を経過した簿冊及び保存の必要がないと認められるものは、総務課長において廃棄する。
5 各課にて保管する簿冊については、総務課長の指示に従い、主務課長において廃棄する。
6 保存年限を経過した簿冊であって、更に継続して保存の必要がある場合は、更に年限を定めて保存することができる。
7 永年保存に属する簿冊であって、30年を経過して保存の必要がないものと認められる簿冊については、主務課長及び総務課長と協議の上、総務課長は廃棄するものとする。
8 廃棄する簿冊で再び使用をさせてはならないもの、又は秘密にわたるものは、裁断又は焼却しなければならない。
(その他)
第48条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成17年3月31日から施行する。
附則(平成25年4月1日訓令第2号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月10日訓令第1号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
附則(令和3年8月2日訓令第11号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和4年12月27日訓令第22号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和6年3月28日訓令第7号)
この規程は、令和6年4月1日から施行する。
別表第1(第24条関係)
文書記号
区分 | 記号 |
町名で施行する文書 | 東北町第 号 |
総務課 〃 | 東北総務第 号 |
財政課 〃 | 東北財政第 号 |
企画課 〃 | 東北企画第 号 |
建設課 〃 | 東北建設第 号 |
農林水産課 〃 | 東北農水第 号 |
税務課 〃 | 東北税務第 号 |
町民課 〃 | 東北町民第 号 |
福祉課 〃 | 東北福祉第 号 |
高齢介護課 〃 | 東北高介第 号 |
保健衛生課 〃 | 東北保衛第 号 |
商工観光課 〃 | 東北商工第 号 |
会計課 〃 | 東北会計第 号 |
(注) 発送文書が「指令」又は「達」であるときは、当該文書記号の前に「指令」又は「達」と記入する。
別表第2(第40条関係)
文書の保存期間
種別 | 保存年限 | 番号 | 文書名 |
第1種 | 永年保存 | 1 | 条例、規則、訓令、その他の例規原議文書 |
2 | 訴訟、審査請求に関する重要なもの | ||
3 | 配置分合、改称及び境界等に関するもの | ||
4 | 町史及び町史の資料となる重要なもの | ||
5 | 職員の任免、進退、賞罰、身分等の人事に関する重要なもの(総務課所管のもの) | ||
6 | 議会の会議録、議決書及びこれに関する重要なもの | ||
7 | 重要な団体等の設置廃止に関するもの | ||
8 | 公有財産の取得処分に関する重要なもの | ||
9 | 歳入歳出予算及び決算に関するもの(財政課所管のもの) | ||
10 | 公債及び借入金に関する重要なもの | ||
11 | 契約に関する重要なもの | ||
12 | 統計に関する特に重要なもの | ||
13 | 町長の事務引継ぎに関するもの | ||
14 | 許可、認可に関する重要なもの | ||
15 | 儀式表彰に関する文書で特に重要なもの | ||
16 | 自治体の基本的な計画に関する重要なもの | ||
17 | 工事関係書類で特に重要なもの(設計書等) | ||
18 | 所轄行政庁の重要な令達、通知 | ||
19 | 審議会等の重要な諮問書、答申書 | ||
20 | 原簿、台帳等で重要なもの | ||
第2種 | 10年保存 | 1 | 訴訟、審査請求に関するもの |
2 | 金銭出納に関する重要な書類(会計課所管のもの) | ||
3 | 地方税その他公租公課に関する重要なもの | ||
4 | 統計に関する重要なもの | ||
5 | 事務改善に関するもの | ||
6 | 陳情書、要望書に関する重要なもの | ||
7 | 審議会等の諮問書、答申書 | ||
8 | 原簿及び台帳 | ||
第3種 | 5年保存 | 1 | 金銭出納に関するもの(会計課所管以外のもの) |
2 | 補助金に関するもの | ||
3 | 地方税その他公租公課に関するもの | ||
4 | 行政執行上必要な調査、統計、報告に関するもの | ||
5 | 主な行政事務の施策に関するもの(施策の方針、計画に関するもの) | ||
6 | 工事に関するもの(会計監査を終えた時点で、保存を要しないもの) | ||
7 | 陳情・請願に関するもの | ||
第4種 | 3年保存 | 1 | 職員の勤務の実態を証するもの(当直日誌、服務整理簿、旅行命令書等) |
2 | 給与に関するもの | ||
3 | 物品会計に関するもの | ||
4 | 予算(編成、執行)に関するもの(財政課所管以外のもの) | ||
5 | 一般行政事務の施策に関するもの(施策の実施に関するもの) | ||
6 | 職員の事務引継書 | ||
7 | 照会、回答その他往復文書に関するもの | ||
第5種 | 1年保存 | 1 | 文書の収受、発送に関するもの |
2 | 文書整理簿、庁用自動車使用簿運転日誌等 | ||
3 | 統一様式により処理する軽易な帳票等 | ||
4 | 一時限りで権利義務関係が終了する事柄に関する申請書、届出等 | ||
5 | 一時限りの軽易なもの |