○東北町議会タブレット端末貸与及び運用規程
令和8年3月5日
議会訓令第1号
(目的)
第1条 この規程は、効率的で迅速な議会運営及び議会審議の充実並びに会議資料等のペーパーレス化を推進し、もって議会改革及び情報共有の一層の促進を図るため、東北町長(以下「町長」という。)から貸与を受けるタブレット端末の適正な使用及び管理に関し必要な事項を定めることを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語の意義は、次の各号に定めるところによる。
(1) 「貸与タブレット」とは、町長が東北町議会(以下「議会」という。)に無償で貸与するタブレット端末及びその附属品をいう。
(2) 「情報端末機」とは、ノート型パソコンその他貸与タブレットと同様の機能を有する機器をいう。
(3) 「会議等」とは、議会の本会議、委員会、全員協議会その他議長が指定する会議をいう。
(4) 「システム」とは、貸与タブレット及び情報端末機並びにこれらと連携するサーバ及び関連ソフトウェアにより構成される情報システムをいう。
(5) 「アプリケーションソフトウェア」とは、貸与タブレット又は情報端末機上で実行されるソフトウェアのうち、議会活動の遂行に供するものをいう。
(貸与タブレットの使用者)
第3条 貸与タブレットを使用することができる者は、次に掲げる者(以下「使用者」という。)とする。
(1) 東北町議会議員(以下「議員」という。)
(2) 議会事務局職員
(3) 議長が特に必要と認めて許可した者
(システムの使用者)
第4条 システムは、前条各号に掲げる者が使用するものとする。
(貸与タブレットの貸与)
第5条 貸与タブレットは、議員1人につき1台を貸与するものとする。
3 貸与タブレットを第三者(家族を含む。)に貸与し、又は譲渡してはならない。また、特段の理由がない限り操作をさせてはならない。
4 貸与タブレットの貸与期間は、議員として在職する期間とし、その職を失ったときは、速やかに自身固有のデータを削除の上、貸与タブレット及び附属品を議長に返却しなければならない。
5 議長は、返却された貸与タブレットに自身固有のデータが保存されている場合は、速やかに削除しなければならない。
(貸与タブレットの管理)
第6条 貸与タブレットの所有権は東北町に帰属し、その管理は議会事務局において行うものとする。
2 議会事務局長は、東北町議会貸与タブレット貸与簿(様式第2号)を整備し、貸与タブレットを適正に管理しなければならない。
3 議会事務局長は、東北町情報セキュリティポリシーを準用し、認証情報その他の情報が第三者に漏えいしないよう必要な措置を講じなければならない。
(貸与タブレットの使用)
第7条 議員は、会議等に出席するときは、貸与タブレットを携帯し、会議等の目的の範囲内で使用しなければならない。
2 貸与タブレットの使用については、東北町情報セキュリティポリシーの規定を準用する。
3 貸与タブレットを会議等に持ち込むときは、あらかじめ充電を行うことを原則とする。
4 会議等の長は、必要があると認めるときは、貸与タブレットの使用を禁止し、又は制限することができる。
5 会議等以外における貸与タブレットの使用は、次に掲げる場合に限るものとする。
(1) 議員活動における利用(町民への説明・啓発に係る資料閲覧、行政視察等における資料閲覧その他議員活動上必要な利用)
(2) 情報収集における利用(町ホームページ、国・県・他自治体等の公的機関のホームページの閲覧、検索サイトによる資料収集、現地調査等に係る写真撮影その他議員活動上必要な利用)
(3) 情報伝達における利用(議員相互及び議会事務局職員との情報伝達、災害時等の緊急情報伝達)
(4) その他議長が認めるもの
(各種通知、事務連絡、届出等)
第8条 議員及び議会事務局職員並びに会議等の長は、相互の間で行う各種通知、事務連絡、届出等を、システム及び電子メールその他電磁的方法により行うことができる。
2 前項の規定にかかわらず、法令又は他の規程等において文書によることが必要とされている場合は、この限りでない。
3 自署による署名又は押印が必要な場合は、前2項の方法によることができない。
(アプリケーションソフトウェアの取扱い)
第9条 貸与タブレット及び情報端末機に搭載されているアプリケーションソフトウェア以外のソフトウェア(以下「追加アプリ」という。)をインストールしようとするときは、東北町議会アプリケーションソフト追加申請書(様式第3号)及び町の定める様式により、あらかじめ議長及び町長に申し出なければならない。
2 追加アプリとしてインストールすることができるものは、議会活動に直接又は間接に関係し、調査、研究、情報収集等のため必要と認められるものに限る。
3 次の各号のいずれかに該当する目的で使用する追加アプリは、インストールすることができない。
(1) 遊興又は娯楽を主たる目的とするもの
(2) 私的な利用を主たる目的とするもの
(3) 議会活動に関係のないその他の目的のもの
4 町長は、前項の申請書が提出された場合は、追加アプリの可否について決定し、その結果を申請者に通知するものとする。ただし、既に同一の追加アプリについて承認している場合は、この限りでない。
5 追加アプリのインストール作業は、議会事務局において行うものとする。
(費用負担)
第10条 貸与タブレットの充電に要する電気料金及び前条の規定による追加アプリの購入費用及び使用料は、議員の負担とする。
2 前項に規定するもののほか、貸与タブレットの使用及び管理に要する費用は、町の負担とする。
(遵守事項)
第11条 議員は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 貸与タブレット及びシステムに係るログイン認証情報は推測されにくいものとし、その認証情報が第三者(家族を含む。)に知られないよう適切に管理すること。
(2) 東北町情報セキュリティポリシーを遵守し、データの正確性を保持し、データ等の紛失、毀損等の防止に努めること。
(3) 情報の受発信は議員の責任において行うこと。
(4) 貸与タブレットの使用に当たっては、議会の品位を重んじ、会議又は議員活動に必要なものに限定し、自己の責任において行うこと。
(5) システムの更新その他必要な措置について、町長又は議長の指示があったときは、速やかに対処すること。
2 前項の事由により、町、議会又は第三者に損害を与えた場合の責任は、当該事由を生じさせた議員が自己の負担によりこれを補填し、又は修理しなければならない。
(禁止事項)
第13条 議員が貸与タブレットを使用する場合は、次に掲げる行為をしてはならない。
(1) 貸与タブレット(アプリケーションソフトウェアを含む。)及び附属品の改造又は交換
(2) 貸与タブレットに障害を及ぼすおそれのある外部機器との接続
(3) オペレーティングシステムの無断のバージョンアップ
(4) 町長の承認を受けないで追加アプリをダウンロードし、又はインストールすること。
(5) 議会活動に関係のない動画の視聴、電子商取引その他私的使用
(6) 個人情報及び議会並びに町において公開されていない情報の開示
(7) 秘密会及び非公開の会議等に係る資料その他情報の開示
(8) 国外への貸与タブレットの持ち出し
(9) SNS(ソーシャルネットワーキングサービス)の利用(第15条第2項により許可された場合を除く。)
(10) 前各号に掲げるもののほか、他者の迷惑となる行為又は議会の品位を損なう行為
(オンラインを利用した会議)
第14条 議員は、オンラインを利用した会議の必要があると議長が認めるときは、貸与タブレットを使用することができる。
(会議中の禁止事項)
第15条 会議等において貸与タブレットの使用に当たっては、次に掲げる行為をしてはならない。
(1) 個人所有のタブレット端末その他の情報端末機の使用
(2) 操作音又は音声を発するなど、会議等の運営上支障となる行為
(3) 会議等の長の許可なく会議の写真、映像等の撮影又は録音を行うこと。
(4) 会議等における審議又は調査中の情報を外部へ発信する行為
(5) SNS及び電子メールの使用
(6) 会議・議事運営に関係のないウェブサイトの閲覧、動画の視聴及びアプリケーションソフトウェアの使用
(7) その他目的外の使用又は会議等の運営に支障のある行為
2 前項の規定にかかわらず、会議等における議題に関連するウェブサイトの閲覧が必要であり、これを行わないと審議に支障があると会議等の長が認めるときは、同長の口頭による許可を得て、当該ウェブサイトを閲覧することができる。
2 前項の注意によっても違反が改められないときは、会議等の長は、貸与タブレットの使用を中止させ、又はその返還を求めることができる。
3 前2項の規定に違反したことにより発生した費用については、当該議員が負担するものとする。
(セキュリティ対策)
第17条 議員は、町の情報及びシステムの保全措置に関し、積極的に協力し、誠実に対処しなければならない。
2 町又は議会が貸与タブレット及び附属品の使用状況等について確認する必要があると認めるときは、議員は、貸与タブレット等の一時的な提出に応じなければならない。
(委任)
第18条 この規程に定めるもののほか、貸与タブレットの運用に関し必要な事項は、議長が別に定める。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
